Gerenciamento de tempo – Como fazer corretamente?

Hoje em dia nossa maior dificuldade tem sido saber o que exatamente deve ser priorizado no dia-a-dia para alcançarmos os objetivos que visualizamos tanto a longo prazo como os imediatos.

Diariamente somos bombardeados por diversas informações a todo o momento, e nos mantermos focados se torna um desafio ainda que nossa força de vontade de chegar no destino final de nossos propósitos seja grande.

Uma das alternativas para superar essas dificuldades, aproveitar melhor e ter mais prazer ao executar nossos projetos é: planejamento.

Sim, antes de qualquer ação, dedicar o tempo necessário para um planejamento de como os objetivos poderão ser alcançados com êxito.
Pode parecer, num primeiro momento, que parar para planejar seja perda tempo, mas, pelo contrário, é ganho e estratégico organizar a forma como você irá gerenciar o seu tempo.

É uma maneira de você saber que fazendo uma coisa de cada vez estará dando cada passo de forma consciente até seu objetivo final, e isso fará com que consiga aproveitar melhor e com mais tranquilidade sua jornada rumo ao sucesso.

Neste post falaremos de algumas opções de estratégias para um melhor gerenciamento do tempo e assim você pode escolher a que melhor se adequa a sua realidade.

Matriz GUT

A Matriz GUT, criada em 1981 por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, se estrutura em três diretrizes: Gravidade, Urgência e Tendência (GUT) com o objetivo de definir a prioridade de cada uma de suas tarefas.
Então, em uma planilha se organizam cinco colunas na seguinte ordem: Tarefa, Gravidade, Urgência, Tendência, GUT.


Na coluna Tarefa, são especificadas as atividades.

Na
Gravidade, atribui-se notas de 1 a 5 com os critérios: 5 – extremamente grave, 4 – muito grave, 3 – grave, 2 – pouco grave, 1 – sem gravidade.

A coluna
Urgência, também se definirá por critérios: 5 – atenção imediata, 4 – resolver rapidamente, 3 – pouco urgente, 2 – pode esperar, 1 – pode ser planejado a longo prazo.

A coluna
Tendência, definirá quais as consequências de a tarefa ser negligenciada pelos seguintes critérios: 5 – vai piorar rapidamente, 4 – vai piorar em pouco tempo, 3 – vai piorar, 2 – vai piorar a longo prazo, 1 – não mudará.

E a coluna
GUT é a responsável pelo resultado da multiplicação dos critérios para se saber qual é a ordem de importância e necessidade priorização de cada uma das tarefas.

Método GTD

Esse método criado por David Allen, também conhecido como método “fazer acontecer”, tem o foco na execução e é composto por cinco etapas:

  • Recolher
    Anota-se as atividades a serem realizadas.
  • Processar
    Estabelece-se as prioridades, as etapas dos projetos a serem cumpridas, qual o nível de importância de cada uma dessas etapas e o que pode ser delegado e devem ser recusadas.
  • Organizar
    Define-se prazos para a realização de cada uma das atividades.
  • Executar
    Com as atividades priorizadas e devidamente organizadas em um calendário ou planilha esse será o momento de executar as tarefas.
  • Rever
    Nesta etapa, cumprida a agenda de atividades, é o momento de rever se a forma como as atividades estão sendo organizadas é realmente a melhor maneira de se alcançar os objetivos visualizados e fazer as adequações necessárias.

Matriz impacto x esforço

Desenvolvida por Stephen Covey, essa é uma forma simples de definir qual o impacto e consequentemente o nível de dedicação que se deve dar a cada uma de suas tarefas, ou seja, também uma maneira de organizar o que é prioridade para o processo de desenvolvimento dos seus projetos.

A matriz se organiza em um quadro da seguinte maneira:

1º Quadro – especificam-se as tarefas de Alto impacto e Baixo esforço;

2º Quadro – especificam-se as tarefas de Alto impacto e Alto esforço;

3º Quadro – especificam-se as tarefas de Baixo impacto e Baixo esforço;

4º Quadro – especificam-se as tarefas de Baixo impacto e Alto esforço.

BAIXO ESFORÇO (fácil)ALTO ESFORÇO (DIFÍCIL)
Alto ImpactoIII
Baixo ImpactoIIIIV

Lista de tarefas

Essa opção é simplesmente você elencar em uma lista as tarefas de forma que as mais urgentes sejam priorizadas e executadas primeiro.

Essa técnica pode ser feita de forma que você organize os passos de um projeto maior e também as atividades de seu dia-a-dia.

Técnica Pomodoro

Essa técnica, criada pelo estudante Francesco Cirillo nos anos 80, se fundamenta na ideia de que “fluxos de trabalho divididos em blocos podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco”.

De acordo com Cirillo, o período de 25 minutos é o período ideal para uma pessoa dar atenção total a uma atividade e após esse tempo ter cinco minutos de descanso, evitando assim, distrações e estafa mental.

Esses 25 minutos é que são conhecidos como “pomodoros”.

Em suma, é preciso foco, determinação, organização e principalmente ter clareza do que se pretende alcançar como objetivo final.

Mas é preciso, também, flexibilidade.

O gerenciamento de seu tempo e o seu sucesso irá depender totalmente da forma como você enxerga a vida, ou seja, você pode se identificar com uma das alternativas das quais listamos aqui ou pode combinar todas.


E o mais importante: no decorrer do tempo pode e deve adequar às suas necessidades.

E quem sabe desenvolver um método pessoal para gerenciar o seu tempo de forma que os objetivos sejam alcançados e o esforços desprendidos sejam apenas os necessários para obter o sucesso que deseja.

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